Montag, 9.03 Uhr. Der Kaffee ist noch heiß, der Posteingang schon voll. Da ploppt die nächste Kalendereinladung auf: „Kurzer Abstimmungstermin“.
Dauer: 60 Minuten.
Teilnehmer: 14.
Thema: „Wie gehen wir weiter vor?“
Kurz? Natürlich nicht. Und die 14 Kollegen? Einer redet, zwei nicken, fünf schweigen, drei schauen heimlich auf die Uhr und mindestens einer denkt: Das hätte man doch mailen können.
Meetings gehören zum Berufsleben wie Dienstreisen, Deadlines und der Kollege, der grundsätzlich sagt: „Ich hätte da noch einen Punkt.“ Das Problem: Viele Besprechungen kosten ordentlich Zeit und bringen erstaunlich wenig. Trotzdem gehen alle hin. Schließlich will niemand derjenige sein, der einen Termin absagt und danach erfährt, dass genau dort die Karriereentscheidung des Jahres gefallen ist.
Effiziente Meetings scheitern häufig an denselben Denkfehlern.
- „Je mehr Leute, desto besser.“
Im Zweifel wird eingeladen, wer irgendwann einmal mit dem Thema zu tun hatte. Das Ergebnis: viele Meinungen, wenig Entscheidung. Besser: Nur diejenigen einladen, die entscheiden, beitragen oder eine wichtige Information liefern können. Für alle anderen reicht eine Zusammenfassung.
- „Eine Stunde ist halt eine Stunde.“
Warum eigentlich? Weil der Kalender das so vorgibt? 60 Minuten sind kein Naturgesetz. Besser: 25 oder 50 Minuten ansetzen. Ein bisschen Zeitdruck wirkt oft Wunder – plötzlich werden Diskussionen erstaunlich zielorientiert.
- „Wir müssen erst einmal alle informieren.“
Dafür wurde die E-Mail erfunden. Und das Intranet. Und Dokumente. Ein Meeting ist kein Vorlesungssaal. Besser: Informationen vorher verschicken. Die gemeinsame Zeit fürs Diskutieren und Entscheiden nutzen.
- „Der Termin muss stattfinden.“
Auch wenn die Hälfte der Teilnehmer im Urlaub ist und der Entscheider im Zug sitzt. Besser: Fragen Sie: Was passiert, wenn wir das Meeting absagen? Wenn die Antwort „eigentlich nichts“ lautet, darf der Termin weg.
- „Uns fehlen noch Daten.“
Ein beliebter Grund, Entscheidungen elegant in die Zukunft zu verschieben. Besser: Klären, welche Information tatsächlich fehlt. Alles andere ist Daten-Deko.
- „Am Ende wissen schon alle, was zu tun ist.“
Spoiler: Tun sie nicht. Drei Tage später erinnert sich jeder an einen anderen Beschluss. Besser: Zum Schluss drei Dinge festhalten: Was wird gemacht? Wer macht es? Bis wann?
Die gute Nachricht: Für bessere Meetings braucht es weder neue Software noch einen Motivationscoach. Manchmal genügt eine einzige, ziemlich mutige Frage: „Brauchen wir diesen Termin wirklich?“ Wer sie öfter stellt, gewinnt etwas zurück, das im Büro besonders knapp ist: Zeit zum Arbeiten.
