Lust unser Büro zu rocken?

Stellenbeschreibung

Wir suchen dich zur Unterstützung in unserem Büro – damit wir nicht im Chaos versinken ;-)

Die EigenARTig gGmbH ist ein sozialer Träger in Berlin mit Angeboten im Betreuten Einzelwohnen und in den ambulanten Hilfen für Kinder, Jugendliche und Familien.

Wir suchen eine zuverlässige und organisierte Unterstützung für unser Büro in Berlin-Oberschöneweide. Deine Stelle umfasst sowohl die Verwaltung der EigenARTig gGmbH als auch einen festen Stellenanteil im Betreuungsbüro für rechtliche Betreuungen.

Du behältst den Überblick, formulierst sicher und arbeitest dich gerne in unterschiedliche Vorgänge ein? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Deine Aufgaben bei der EigenARTig gGmbH

• Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz mit Behörden, Kostenträgern und weiteren Ansprechpersonen

• Rechnungsbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung und Zusammenstellung von Unterlagen für das Steuerbüro

• Pflege von Daten, Listen und Dokumenten sowie strukturierte digitale Ablage

• Organisation von Terminen und Überwachung von Fristen und offenen Vorgängen

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams

• Gelegentliche Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Seminaren sowie bei der Gästebetreuung

Deine Aufgaben im Betreuungsbüro

• Vorbereitung und Bearbeitung von Schreiben an Behörden, Gerichte, Sozialleistungsträger, Krankenkassen, Banken und weitere Stellen nach Absprache mit der Betreuerin

• Vorbereitung von Anträgen, Zusammenstellung erforderlicher Nachweise und Nachhalten fehlender Unterlagen

• Telefonische und schriftliche Sachstandsanfragen sowie Dokumentation der Rückmeldungen

• Anlage, Pflege und strukturierte Führung digitaler Betreuungsakten

• Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs sowie Zuordnung von Schreiben und Unterlagen zu den jeweiligen Vorgängen

• Erfassung und Überwachung von Fristen, Terminen und Wiedervorlagen

• Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Vermögensübersichten und Abrechnungen

Du unterstützt die Betreuer*innen organisatorisch und administrativ.

Das bringst du mit

• Eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung in Büroorganisation und Verwaltung

• Eine selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und Sicherheit beim Verfassen formeller Schreiben

• Die Fähigkeit, behördliche Schreiben zu verstehen, wesentliche Informationen zu erfassen und den weiteren Bearbeitungsbedarf zu erkennen

• DATEV-Kenntnisse sowie Sicherheit im Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook

• Einen sicheren Umgang mit digitalen Dokumenten, PDF-Dateien, Scans und elektronischer Aktenführung

• Die Bereitschaft, dich in unsere interne Software und neue Verwaltungsabläufe einzuarbeiten

• Sorgfalt im Umgang mit Zahlen, Rechnungen und Nachweisen

• Ein ausgeprägtes Bewusstsein für Datenschutz und Verschwiegenheit, insbesondere beim Umgang mit persönlichen, gesundheitlichen und finanziellen Informationen

• Einen freundlichen, verbindlichen und respektvollen Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpersonen

• Die Fähigkeit, offene Vorgänge zuverlässig nachzuhalten und bei Unklarheiten rechtzeitig Rücksprache zu halten

• Gelassenheit und Humor, auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen

Erfahrungen in einem Betreuungsbüro, einer sozialen Einrichtung, einer Kanzlei oder in der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil. Auch Kenntnisse im Umgang mit Sozialleistungsanträgen und behördlichen Verfahren sind willkommen.

Interesse?

Dann schick uns deine Bewerbung mit einem kurzen Anschreiben, deinem Lebenslauf und deinem möglichen Eintrittstermin.

Wir freuen uns auf unterschiedliche Lebensläufe und auf Menschen, die mitdenken und unsere Büroabläufe zuverlässig mitgestalten möchten!